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POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 

La protección de su información privada es nuestra prioridad. La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), regula la recolección, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación y/o supresión de Datos Personales, realizado por LA CUARTA PARED S.A.S. y cualquiera de sus afiliados (en adelante “LCP”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

I. Información del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales
La persona Responsable del Tratamiento de los Datos Personales es:
– Nombre: La Cuarta Pared S.A.S.
– Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
– Dirección: Calle 72 # 5 – 24
– Correo Electrónico: [email protected]
– Teléfono: 3114620872

II. Definiciones
Los siguientes son los términos definidos que serán utilizados en esta Política de Protección de Datos Personales, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley 1266 de 2008:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
b) Autorizado: Es LCP y todas las personas que por virtud de la Autorización y de ésta política de protección de Datos Personales, tienen legitimidad para tratar los Datos Personales del Titular.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento. Dichas bases de datos serán registradas ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 y en las normas que lo adicionen o modifiquen.
d) Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Datos Públicos: Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Datos Sensibles: Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para los efectos de la presente Política, será encargado del tratamiento de los Datos Personales Oscar Daniel Gómez Palacio, identificado con la cédula de ciudadanía número 1020728982.
h) Habilitación: Es la legitimación que expresamente hace LCP para que terceros realicen el Tratamiento de los Datos Personales, convirtiendo por tanto a dichos terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición de él mismo. Para los efectos de la presente Política, estará habilitado para realizar el tratamiento de los Datos Personales Oscar Daniel Gómez Palacio, identificado con la cédula de ciudadanía número 1020728982
i) Responsable del Tratamiento: Es LCP o cualquier otra persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
l) Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
m) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

III. Autorización para el Tratamiento
La recolección, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación y/o supresión de sus Datos Personales por parte de LCP, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. En ese sentido, LCP, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para la obtención previa y expresa de los Titulares de los Datos Personales.
La autorización se hará mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta especifica por parte del Titular, los Datos Personales nunca hubiesen podido ser recolectados y almacenados en las Bases de Datos.
LCP adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de la forma en la qué obtuvo la autorización por parte de los Titulares.

IV. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales
Los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por LCP, de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según la finalidad para la cual fueron recolectados y las cuales se encuentran establecidas en esta Política.

El Tratamiento realizado por LCP se realizará por el tiempo que sea razonable y necesario conforme con el tipo de Tratamiento. No obstante, LCP conservará por un término indefinido, aquellos datos que se requieran con el fin de dar cumplimiento a obligaciones legales.

V. Tratamiento de Datos Sensibles
LCP podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus empleados tales como vídeos, fotografías y huellas dactilares. Así mismo, LCP podrá obtener información sobre el estado de salud de sus empleados en cumplimiento de las obligaciones legales sobre salud ocupacional.

En el Tratamiento de Datos Sensibles, LCP observará estrictamente las limitaciones y obligaciones. Por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Sensibles, LCP se asegurará de:

a) Obtener consentimiento expreso del Titular;

b) Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento e;

c) Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Esta autorización será implementada en toda recolección de Datos Sensibles, salvo en los siguientes casos en los que por expresa disposición legal no se requiere de autorización:

a) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

b) El Tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

c) El Tratamiento se refiera a Datos Personales que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En los casos en que LCP tenga acceso a Datos Sensibles, el Tratamiento de los mismos se realizará bajo las siguientes finalidades:

a) Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos y/o empleados: i) Verificar si el candidato y/o empleado cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado; ii) Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la ejecución del contrato de trabajo en las oficinas de LCP y; iii) Cumplir con las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

b) Datos biométricos de empleados: i) Identificar al personal que acceda a las oficinas de LCP; ii) Dar acceso a las oficinas de LCP; iii) Verificar la permanencia de los empleados en las oficinas; iv) Dar cumplimiento a obligaciones legales que se deriven de la relación laboral entre el empleado y LCP; v) Proporcionar la seguridad respectiva; vi) Publicitar y difundir la participación de empleados de LCP en distintas actividades.

VI. Tratamiento de Datos Personales de Niñas, Niños y Adolescentes
El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública que realice LCP cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y;

c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

VII. Derechos de los Titulares
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el capítulo veinticinco del Decreto 1074 de 2015, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a LCP, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LCP en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015;

c) Ser informado por LCP, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la SIC, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LCP;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución y;

f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por LCP.

Estos derechos podrán ser ejercidos únicamente por las siguientes personas:

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente;

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

VIII. Obligaciones de LCP cuando actúe como Responsable o Fuente del Tratamiento de Datos Personales

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Cuando sea aplicable, garantizar que la información que se suministre al Encargado o Operador del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Cuando sea aplicable, actualizar la información, comunicando de forma oportuna y periódica al Encargado u Operador del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Cuando sea aplicable, rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado u Operador del Tratamiento;

h) Cuando sea aplicable, suministrar al Encargado u Operador del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

i) Cuando sea aplicable, exigir al Encargado u Operador del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de ley aplicable y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Cuando resulte aplicable, informar al Encargado u Operador del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Cuando resulte aplicable, diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al Encargado u Operador del Tratamiento;

o) Cuando resulte aplicable, certificar, semestralmente al Encargado u Operador del Tratamiento, que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la ley;

p) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares y;

q) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

r) Realizar el registro de las bases de datos ante el RNBD de la SIC.

IX. Obligaciones de LCP y de Oscar Daniel Gómez Palacio cuando actúe como Encargado u Operador del Tratamiento de Datos Personales

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley aplicable;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley aplicable;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley aplicable;

h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares y;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

X. Finalidades del Tratamiento
Los Datos Personales, tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos o celulares, entre otros, tratados por LCP deberán someterse únicamente a las finalidades que a continuación se señalan. Así mismo los Encargados o aquellos terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de la presente Política, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

a) Finalidades para el tratamiento de datos de empleados: i) Dar cumplimiento a las obligaciones laborales de LCP, establecidas en el contrato de trabajo suscrito, la legislación laboral aplicable y el reglamento interno de trabajo, tales pero sin limitarse a: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la normatividad vigente; ii) Realizar los pagos del salario o cualquier otro concepto a la cuenta bancaria que para tales efectos señale el trabajador o a las entidades expresamente indicadas por éste; iii) Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otro tipo de prestación que derive de la relación laboral con LCP, de ser el caso; iv) Notificar a causahabientes, familiares, representantes o apoderados, de ser el caso, en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo; v) Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015; vi) Informar instrucciones en ocasión al contrato de trabajo; vii) Evaluar el desempeño laboral del trabajador; viii) Recolectar información y/o evidencia con el fin de realizar e iniciar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso; ix) Almacenar los Datos Personales en el sistema que para tales efectos utilice LCP; x) Circular y consultar los datos entre las personas especificadas en este literal, exclusivamente para los fines aquí previstos; xi) Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral entre LCP y el trabajador y; xii) En general para cumplir con todas las obligaciones que emanen de las respectivas relaciones laborales.

b) Finalidades para el tratamiento de datos de posibles candidatos: i) Analizar la información del candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación con LCP; ii) Contactar al candidato para manifestar el interés que existe en iniciar un proceso de vinculación; iii) Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada por el candidato en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y/o desempeñado cargos; iv) iniciar los estudios que sean necesarios para determinar el ingreso de el candidato a LCP como empleado y; v) Enviar sus Datos Personales a terceros que se encuentren interesados en contactar personas con su perfil.

c) Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores: i) organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra; ii) Dar cumplimiento a lo establecido en el contrato y/o la oferta de servicios entre el proveedor y LCP; iii) realizar el pago de las cuentas de cobro, facturas y/o documentos equivalentes a favor del proveedor en la cuenta bancaria que éste indique; iv) investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de tenga LCP y frente a listas internacionales sobre comisión de delitos y/o lavado de activos; v) realizar el control y prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT y; vi) elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de proveedores.

d) Finalidades para el tratamiento de datos de ex empleados: i) servir como base para la expedición de certificados laborales de que trata el artículo 57, numeral 7º del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del ex empleado o sus causahabientes; ii) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales; iii) Contactarlo, cuando así se requiera, con el fin de solicitar información sobre cualquier actividad que haya realizado como empleado de LCP y; iv) estudiar y analizar la información y los Datos Personales a efectos de considerar al ex empleado en procesos de contratación o para enviar sus Datos Personales a terceros que se encuentren interesados en contactar personas de su perfil.

e) Finalidades para el tratamiento de datos de Clientes: i) organización del registro de información de clientes para el envío de facturas, cuentas de cobro y/o documentos equivalentes; ii) Dar cumplimiento a lo establecido en el contrato y/o la orden de trabajo entre el cliente y LCP; iii) hacerle seguimiento al pago de las facturas, cuentas de cobro y/o documentos equivalentes a favor de LCP en la cuenta bancaria y en los términos que este indique; iv) prestar los servicios de acuerdo a las necesidades particulares de los clientes de LCP; v) realizar el control y prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT; vi) realizar el proceso de archivo, actualización de los sistemas de protección y custodia de información del cliente; vii) informar sobre novedades de servicios prestados por LCP y sus socios, empleados y/o aliados; viii) procesamiento de órdenes; ix) análisis de data; x) realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre las capacitaciones; xi) realizar análisis del Mercado objetivo, de consumo y preferencias; xii) realizar evaluaciones de calidad de los servicios que se ofrecen; transmitir los Datos a terceros con los cuales se haya celebrado contratos con ese objeto para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos; xiii) enviar publicidad sobre productos y/o servicios de LCP; xiv) comunicar la realización de eventos y actividades organizados por LCP o terceros aliados de LCP; xv) diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficios para clientes; xvi) Compartir información de servicios, productos y artículos que LCP considere de interés xvii) Enviarle información de manera personalizada o masiva de promociones, información de servicios, información administrativa o alguna de interés particular del cliente.

En consecuencia, para las finalidades descritas, LCP podrá:

a) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias Bases de Datos, en el formato que estime conveniente;

b) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares;

c) Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares con cualquier información de que disponga legítimamente;

d) Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

e) Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los Titulares;

f) Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de afiliación, servicios, administración, seguridad o atención, así como para el desarrollo de encuentros de promoción comercial, invitaciones de cualquier índole. LCP podrá compartir con sus aliados estratégicos y de negocios los Datos Personales de los titulares y someterá a dichos aliados a las condiciones de la presente Política;

g) En caso de que LCP no se encuentre en la capacidad de realizar el Tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los Datos Personales recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los titulares de los Datos Personales recopilados, el cual será el Encargado del Tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para su Tratamiento.
LCP podrá revelar información personal cuando sea requerido o crea que es apropiado para cumplir con la ley (por ejemplo, una citación legal, orden judicial); hacer cumplir o aplicar esta Política o las otras políticas o acuerdos; para iniciar, prestar, facturar y cobrar las cantidades adeudadas a LCP; para proteger sus derechos o si cree que una emergencia relacionada con el peligro de muerte o lesiones físicas graves a una persona requiere o justifica la divulgación de información personal.

LCP puede, de vez en cuando, contactarlo por parte de negocios externos para ofrecerle alguna oferta particular que pueda ser de su interés. En esos casos, su información de identificación personal (e-mail, nombre, dirección, número de teléfono) no es transferida a la tercera parte sin su consentimiento expreso. Además, LCP puede compartir los datos con socios fiables para ayudarle a ejecutar un análisis estadístico, el envío de correo electrónico o postal, la atención al cliente, u organizar las entregas.

XI. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

En caso de que LCP transfiera o transmita Datos Personales, cumplirá con las siguientes reglas:

• Transferencia de Datos Personales

La Transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, se encuentra prohibida. No obstante lo anterior, LCP podrá realizar Transferencia de datos cuando:

a) El Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;

b) Se realice intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;

c) Se realicen Transferencias bancarias o bursátiles, conforme con la legislación que resulte aplicable;

d) Se realicen Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;

e) Se realicen Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular y;

f) Se realicen Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar el interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• Transmisión de Datos Personales

En la Transmisión de Datos Personales que realice LCP como Responsable del Tratamiento, éste cumplirá con las disposiciones establecidas en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, en lo relativo al contrato de transmisión de datos personales que celebre con los Encargados del Tratamiento.

XII. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos
El área de cumplimiento de LCP será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LCP.

XIII. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos

• Procedimiento para acceso y de consulta

El Titular de los Datos Personales, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en este documento, podrán consultar la información que repose en las Bases de Datos de LCP, para lo cual deberán formular la correspondiente petición mediante solicitud enviada de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico [email protected] donde se indicará los datos solicitados, previa verificación de la identidad del solicitante.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamo

El Titular, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecidos en el esta Política, que consideren que la información contenida en las Bases de Datos de LCP debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 o cualquier norma que la complemente o modifique, podrán presentar un reclamo ante LCP, el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas:

a) El reclamo se formulará mediante solicitudes tramitadas por escrito al correo electrónico [email protected] , mediante el cual se indique cuales son los datos solicitados previa verificación de la identidad del solicitante;

b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud debe contener la siguiente información:

i. La identificación del Titular;
ii. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto);
iii. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante;
iv. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos;
v. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
vi. Los documentos que se quiera hacer valer;
vii. Firma, número de identificación y huella y;
viii. Radicación en original.

c) Si el reclamo resulta incompleto, LCP requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo;

d) Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado;

e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y;

f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XIV. Supresión de Datos
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LCP la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y las demás normas que las complementen o modifiquen;

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados y;

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LCP.

El derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de LCP;

b) La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas y;

c) Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

XV. Revocatoria de la Autorización
El Titular de los Datos Personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

XVI. Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad, LCP ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los Datos Personales está restringido a sus Titulares y LCP no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad aplicable. No obstante lo anterior, LCP no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.

XVII. Implementación de Medidas de Seguridad de la Información
LCP mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los Datos Personales y a los sistemas de información. En ese sentido, el procedimiento deberá considerar, como mínimo, lo siguiente:

a) Capacitación del personal que ingresa a LCP, donde se le informará el contenido de la presente Política y los mecanismos y protocolos de seguridad para el Tratamiento de los Datos Personales;

b) Ámbito de aplicación del procedimiento junto con las medidas a tomar, las normas aplicables y las reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido por la Ley;

c) Funciones y obligaciones del personal;

d) Estructura de las Bases de Datos manejadas por LCP;

e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante cualquier solicitud y;

f) Controles periódicos sobre el manejo de los Datos Personales y de las Bases de Datos controladas por LCP.

XVIII. Cambios en la Política
LCP podrá modificar la presente Política en cualquier momento, y siempre subirá la versión actualizada en la página web e informará de dicha actualización a los usuarios y Titulares de los Datos Personales mediante notificación enviada al correo electrónico de cada uno de ellos.

XIX. Vigencia de la Política
La Política rige a partir de su aceptación. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.